Ulga na innowacyjnych pracowników, czyli jak nie płacić zaliczek PIT

Na czym polega ulga na innowacyjnych pracowników oraz uzyskanie oszczędności zaliczek PIT?

Standardowo, podatnik, który korzysta z ulgi podatkowej B+R ma możliwość wykorzystania nadwyżki kosztów kwalifikowanych ujętych w zeznaniu podatkowym w danym roku (np. z tytułu wynagrodzeń pracowników czy zakupu materiałów i surowców czy innych kosztów kwalifikowanych działalności B+R) w ciągu kolejnych 6 lat.

Ale podatnicy mają także możliwość skorzystania z dodatkowego benefitu w formie pomniejszenia bieżących wpłat do urzędu skarbowego z tytułu zaliczek na PIT pracowników w ramach mechanizmu ulgi na innowacyjnych pracowników.

Dotychczas nieodliczona ulga B+R (z uwagi na zbyt niski dochód podatkowy) jest na bieżąco konsumowana poprzez pomniejszenie zaliczek na podatek PIT wybranych pracowników (zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowy o dzieło) przekazywanych przez pracodawcę do urzędu skarbowego, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.

W ramach ulgi na innowacyjnych pracowników, możliwe jest rozliczenie niewykorzystanej ulgi podatkowej B+R z roku poprzedniego, ale także lat wcześniejszych, nawet z okresu od 2018 roku.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników i obniżyć miesięczne zaliczki PIT?

Zgodnie z przepisami, podatnicy posiadający nierozliczoną w latach ubiegłych ulgę podatkową B+R będą mogli ją odliczyć od zaliczek PIT pobieranych od dochodów (przychodów) osób fizycznych, z tytułu:

• stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy,
• wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
• praw autorskich.

Warunkiem odliczenia jest, aby dany pracownik poświecił w danym miesiącu co najmniej 50% na realizację działalności B+R w stosunku do ogólnego czasu pracy.

W odniesieniu do pracowników spełniających powyższy warunek w danym miesiącu pracodawca jest uprawniony do niewpłacania zaliczki PIT od wynagrodzeń za ten miesiąc poprzez odliczenie niewykorzystanej dotychczas ulgi podatkowej B+R (iloczyn nieodliczonych kosztów kwalifikowanych uwzględnionych wcześniej w zeznaniu podatkowym i stawki podatku dochodowego podatnika).

Przedsiębiorca może odliczyć kwotę ulgi B+R od zaliczek PIT, począwszy od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym złożył zeznanie podatkowe.

Przykład kalkulacji ulgi na innowacyjnych pracowników

W 2023 roku spółka z o.o. poniosła koszty kwalifikowane działalności B+R w wysokości 250 tys. zł ramach działalności gospodarczej. Jest opodatkowana według stawki 19% CIT. W 2023 roku spółka wygenerowała dochód podatkowy w wysokości 100 000 zł, od którego została odliczone koszty kwalifikowane działalności B+R, tak że podstawa opodatkowania została obniżona do 0 zł, czyli pozostałe do odliczenia koszty kwalifikowane w latach przyszłych wynoszą 150 tys. zł.

W trakcie 2024 roku spółka z o.o. zatrudnia na umowach o prace „innowacyjnych pracowników” w zakresie prowadzonej działalności – przykładowo zaliczka PIT pobierana od wynagrodzeń tych pracowników za kwiecień 2024 wynosi 12000 zł. Czy Spółka może skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników?

Tak. Spółka może nie wpłacać zaliczek PIT od wynagrodzeń innowacyjnych pracowników za kwiecień 2024 w wysokości 12000 zł. W takim przypadku pozostała do wykorzystania ulga podatkowa B+R wynosi 16500 zł ((150 tys. zł × 19% podatku CIT) – 12000 zł = 16500 zł.

Na co trzeba zwrócić uwagę przy korzystaniu z ulgi na innowacyjnych pracowników?

Podatnicy muszą podjąć niezbędne działania pod kątem dochowania należytej staranności przy rozliczaniu ulgi podatkowej.

Dlatego niezbędne jest prowadzenie dedykowanej ewidencji odpowiednio dokumentującej czas poświęcony na prace B+R, tak aby potwierdzić spełnienie warunku „innowacyjnego pracownika” przez danego pracownika w danym okresie miesięcznym.

Dodatkowo, należy zwrócić uwagę, aby pracownik osiągał dochody (przychody) wymienione w ustawowym katalogu.

Każda zaliczka na PIT, nieopłacana z uwagi na zastosowanie ulgi na innowacyjnych pracowników, będzie co do zasady pomniejszać nieodliczoną dotychczas kwotę ulgi B+R, co wymaga także prowadzenia odpowiedniej ewidencji, aby monitorować wykorzystanie preferencji podatkowej i nie przekroczyć dostępnej kwoty.

Rozliczenie księgowe ulgi na innowacyjnych pracowników a brak płatności zaliczki PIT do urzędu skarbowego

W momencie skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników na koncie rozrachunkowym z urzędem skarbowym z tytułu podatku od osób fizycznych (PIT) powstanie nierozliczone saldo w kwocie ulgi. W takim przypadku kwotę ta może być odniesiona na pozostałe przychody operacyjne, jako przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości.

Przepisy prawne nie precyzują, w jaki sposób pracodawca może wykorzystać środki finansowe z tytułu skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników – czyli ma w tym zakresie dowolność. Ulga na innowacyjnych pracowników nie jest rozwiązaniem zwiększającym wynagrodzenia pracowników, niemniej jednak podatnik może się na taki wariant zdecydować, gdyż ma swobodę dysponowania środkami finansowymi wygenerowanymi dzięki zastosowaniu omawianej ulgi.

Dlaczego warto skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników?

Skorzystanie z ulgi na innowacyjnych pracowników może prowadzić do następujących korzyści:

• Obniżenie wysokości podatku zgodnie z przepisami prawa;
• Poprawienie płynności finansowej i kondycji podatnika;
• Efekt finansowy widoczny jest w rozliczeniu miesięcznym;
• Należyte wdrożenie ulgi po raz pierwszy ułatwia kontynuację benefitów w latach kolejnych.