Wynagrodzenia za czas urlopu i choroby jako koszty kwalifikowane ulgi B+R według najnowszej interpretacji ogólnej

Rozstrzygnięcie wątpliwości dotyczących wynagrodzeń za czas urlopu i choroby jako kosztów kwalifikowanych ulgi B+R

Prawo do zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R wynagrodzeń pracowników za czas urlopu i choroby było przedmiotem licznych sporów między podatnikami a organami podatkowymi. W rezultacie, w dniu 13 lutego 2024 r. Minister Finansów wydał interpretację ogólną nr DD8.8203.1.2021, która potwierdza możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R należności z tytułów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (na podstawie umowy o prace, umowy zlecenie oraz umowy o dzieło) oraz sfinansowanych przez płatnika składek na ubezpieczenie społeczne za okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Minister Finansów wyjaśnił, że nie ma podstaw prawnych do wykluczenia z katalogu kosztów kwalifikowanych ulgi B+R wydatków poniesionych na wynagrodzenia pracowników, które są proporcjonalne do zaangażowania pracowników w działalność badawczo-rozwojową. To oznacza, że koszty związane z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika, takie jak wynagrodzenie za czas urlopu i choroby, powinny być uznane za koszty kwalifikowane.

W interpretacji ogólnej Ministra Finansów wskazano, że pojęcie „usprawiedliwionej nieobecności pracownika” powinno być definiowane w oparciu o przepisy prawa pracy. Czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika jest bowiem ściśle związany ze stosunkiem pracy (wynagrodzenie z tego tytułu jest obowiązkowo ponoszonym przez pracodawcę kosztem), co także wynika z orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego w zakresie tego zagadnienia.

Czas pracy dla potrzeb ujęcia wynagrodzeń jako koszty kwalifikowane ulgi B+R

W interpretacji Minister odniósł się także do pojęcia „ogólnego czasu pracy”, który ma wpływ na ustalenie, jaką proporcję czasu pracy można zastosować do wyliczenia kosztów kwalifikowanych ulgi B+R. Według Ministra Finansów ogólny czas pracy obejmuje nie tylko czas faktycznego świadczenia pracy, ale również czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, nawet jeśli nie świadczy pracy. W praktyce oznacza to, że do ogólnego czasu pracy zalicza się także czas urlopu czy zwolnienia lekarskiego.

„Ogólny czas pracy pracownika uwzględnia również okres urlopu wypoczynkowego (wymiar urlopu określają przepisy prawa pracy) i analogicznie m.in. urlop okolicznościowy, czy okres zwolnienia przysługującego na mocy art. 188 kodeksu pracy oraz okres przestoju niezawiniony przez pracownika zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy. Dodatkowo, na mocy art. 92 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy. Zatem do ogólnego czasu pracy zaliczyć należy również okres pozostawania pracownika na zwolnieniu lekarskim”.

W tym kontekście należy jednak stwierdzić, iż wybrane orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) wskazują, że ogólny czas pracy pracownika wykonującego działalność B+R to czas, w jakim pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, tj. bez uwzględnienia urlopu i zwolnienia lekarskiego, co jest odmienne do stanowiska wyrażonego w interpretacji ogólnej Ministra Finansów.

Wpływ interpretacji ogólnej na podatników w zakresie rozliczania wynagrodzeń jako koszty kwalifikowane ulgi B+R

Nowa interpretacja ogólna Ministra Finansów przesądza na korzyść podatników sporną kwestię możliwości zaliczania wynagrodzeń za nieobecność pracowników (urlopowego i chorobowego) do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R. Dla firm inwestujących w działalność badawczą i rozwój oznacza to możliwość zwiększenia podstawy kalkulacji kosztów kwalifikowanych, co może przełożyć się na potencjalne oszczędności. Jednak sposób ustalenia proporcji czasu pracy poświęcanego na działalność badawczo-rozwojową w ogólnym czasie pracy, wskazany przez Ministra Finansów, może ograniczyć korzyści wynikające z rozszerzonej podstawy kosztowej w przeciwieństwie do bardzo korzystnego podejścia przyjętego w wybranych orzeczeniach NSA. A to oznacza, iż nie dla wszystkich przedsiębiorców interpretacja ogólna Ministra Finansów może okazać się korzystna w tym kontekście.

Wszystkim podatnikom, którzy rozliczają ulgę badawczo-rozwojową w odniesieniu do kosztów zatrudnienia pracowników, rekomenduję przeprowadzenie analizy – samodzielnie czy z pomocą doradcy podatkowego, jak konkluzje płynące z najnowszej interpretacji ogólnej Ministra Finansów mogą wpływać na ich konkretną sytuację.